Из-за ухода иностранных компаний с российского рынка команда Hawking Bros осталась без инструмента для управления проектами — зарубежного таск-трекера. Компания оказалась в шаге от потери клиентов и прибыли. Простым решением стал отечественный аналог Kaiten.
Генеральный директор и основатель Hawking Bros Кирилл Сидоров рассказал, как бо́льшая часть компании всего за месяц полностью перешла с Worksection на Kaiten.
О компании Hawking Bros
Владимирская компания Hawking Bros с 2014 года занимается digital-разработкой и усилением IT-команд. В штате компании — около 70 человек. В основном это разработчики, верстальщики и программисты. Среди клиентов компании такие крупные игроки digital-рынка, как Яндекс, Сбер и Kaspersky Privacy.
Команда Hawking Bros
До февраля 2022 года около 50 человек в компании пользовались сервисом Worksection. Когда команде потребовался ещё более гибкий и удобный инструмент для ведения проектов, сотрудников начали переводить в Jira. Но из-за дальнейших санкций и ухода иностранных компаний из России миграцию пришлось остановить. Возникла необходимость срочно найти аналогичный таск-трекер с российскими корнями.
Как пришли к Kaiten
Для компании, львиная доля которой представлена IT-подразделением, критически важно использовать систему управления проектами. С её помощью команда организует пространство, подключает разработчиков, назначает доступы и отслеживает выполнение проектов.
Более 7 лет таким инструментом для чёткого и прозрачного ведения рабочих процессов был Worksection. В целом сервис содержал в себе все необходимые функции. Однако были и недостатки. Так, платформа могла сбоить несколько часов, лишая сотрудника доступа к задачам, а уведомления о действиях над задачами порой приходили с опозданием, из-за чего работа над проектом стопорилась.
|
Кирилл Сидоров Генеральный директор и основатель Hawking Bros |
Нам потребовался более развитый инструмент аналитики, который позволял бы сделать процесс производства прозрачным и гибким. Мы выбрали Jira. В нём нам понравилось удобное распределение по спринтам, фичам, бэклогам. Также в Jira есть Сonfluence для документации.
Объявление о прекращении работы Worksection на территории России
Когда возникла проблема с уходом иностранных сервисов, стало ясно — перейти на Jira уже не получится, нужен отечественный аналог. Несколько дней руководство Hawking Bros плотно изучало в рейтингах систем управления проектами возможные варианты. В частности, Bitrix24 и Яндекс Tracker. Например, Яндекс Tracker не хватило оперативной и отзывчивой техподдержки.
Мы предположили, что Кайтен лучше подходит для управления проектами на основе гибких методологий.
|
Кирилл Сидоров Генеральный директор и основатель Hawking Bros |
Поскольку мы уже начали переход с Worksection на Jira, глобально вся канбан и скрам-методология не была для нас сложна. Jira — это огромный продукт с массой функций, который гигантская команда разрабатывает уже 20 лет. Worksection — более простая платформа, которая позволяет вести доски и отслеживать рабочие процессы. По сути, Kaiten оказался своеобразным переходным вариантом от Worksection к Jira. Эта платформа нас полностью устраивает и отвечает всем нашим запросам.
Оплата Kaiten
Немаловажным фактором для выбора Kaiten стала система оплаты. Отечественная платформа оплачивается в рублях. Она не привязана к курсам валют, а значит, не несёт в себе финансовых рисков.
Worksection обходился компании в 100 долларов на всех пользователей. В Kaiten оплата начисляется за каждого пользователя. Такая же система, кстати, действует и в Jira, где один аккаунт обходится примерно в 12 долларов.
В этом смысле использование отечественной платформы означало бы для Hawking Bros удорожание. Но с учётом курса доллара и отсутствия подходящих российских аналогов Kaiten стал оптимальным вариантом в плане инвестиций в многофункциональный и надёжный таск-трекер.
Преимущества Kaiten при реализации digital-проектов
Лёгкий и быстрый перенос
Основную часть сотрудников получилось перевести в Kaiten в течение месяца. Все проекты из Worksection переводили как с помощью архивов, так и вручную. На этом этапе уже проявилось одно из ключевых преимуществ Kaiten — вариативность переноса данных. Сделать это в таск-трекере можно как с помощью готовых интеграций, так и с помощью CSV-/XLS-архива любой структуры.
На данный момент на отечественный таск-трекер полностью перешёл отдел разработки — это 50 активных лицензий, почти 70% компании. В обозримом будущем количество подписок в Hawking Bros планируют увеличивать.
Разработчики Hawking Bros с помощью комбинации досок пошагово отслеживают каждую задачу
Удобная канбан-методология
Kaiten полностью закрыл потребности команды Hawking Bros в инструменте, который на 100% отвечает канбан-методологии. Каждый сотрудник может гибко настраивать в Kaiten систему управления задачами с помощью досок и карточек:
-
Назначать участников, заказчиков и ответственных.
-
Делать каждую карточку максимально подробной и информативной с помощью чек-листов, меток, комментариев, списков, формул, справочников и прочего.
-
Размещать в одном пространстве несколько досок, например, по нескольким сегментам проекта.
-
Назначать правила для пространства и группировать их.
-
Создавать наглядную иерархию между досками и карточками.
Для примера, как выглядит работа над кодом в Kaiten:
-
Заводим доску спринта, выставляем дедлайн, назначаем ответственных.
-
Делим доску на карточки по этапам.
-
В бэклоге описываем план и цели спринта.
-
В карточке «В работе» начинаем работу над задачей.
-
После завершения разработки переводим задачу в карточку Code Review. Ответственные за эту часть спринта проверяют и анализируют код.
-
После завершения анализа задача переходит в карточку тестировщикам, которые проверяют код на баги.
При работе над кодом с помощью отдельных досок сотрудники размечают дополнительные сегменты проекта: итерации, отчёты о совещаниях, срочные багфиксы и прочее. По факту ведение проекта получается прозрачным и наглядным. Никто не тонет в задачах, и каждый участник команды видит свою зону ответственности.
Полезные инструменты для работы
Среди наиболее полезных инструментов Kaiten команда Hawking Bros отметила отчёты и модель WIP-Limits.
Отчёты
Детализованные отчёты позволяют разработчиками отслеживать прогресс по каждому проекту. Сотрудник видит, в каком состоянии находится тот или иной этап, какие у него сроки, кто отвечает за задачу:
-
В основном меню выбираем раздел «Учёт времени».
-
В отчёте видим задачи каждого сотрудника: его роль, тип работы, название задачи, доску с зоной ответственности.
-
При необходимости отчёт можно скачать в формате Excel.
Учёт времени позволяет понимать рабочую нагрузку
Отчёт по работе можно визуализировать в Kaiten с помощью контрольного графика времени. В нём отмечается количество задач на каждый день ведения проекта. Цветные кружки — это карточки. Наводим на кружок и получаем описание — сколько времени затрачено на ту или иную задачу. Так, график выше показывает, что почти 80% карточек выполняются за 10 дней.
Контрольный график времени выполнения карточек, где каждый кружочек — это карточка
Таким образом, отчёты в Kaiten позволяют лучше понимать рабочую загрузку и планировать сроки по каждой задаче.
WIP-Limits
WIP-Limits позволяет лимитировать количество задач, которые необходимо выполнять поэтапно. Такая модель помогает сосредоточиться на том, чтобы доделать каждую задачу до конца.
Можно установить WIP-лимит для колонки, дорожки или ячейки
Например, нужно установить ограничение по количеству карточек для работы над этапом проекта. Открываем доску, выбираем нужный этап и задаём WIP-лимит — 4 карточки. Участники команды видят, что конкретно они должны сделать по данному этапу. При этом рабочий процесс не будет «раздуваться» от новых задач.
|
Кирилл Сидоров Генеральный директор и основатель Hawking Bros |
Сейчас для нас WIP-Limits — это, скорее, опция на перспективу. Она поможет нам выявить слабые места в наших бизнес-задачах, понять с точки зрения непроизводственных процессов, какая есть ёмкость по каждому проекту. Например, сколько людей должно быть в команде продаж или сколько кандидатов может обработать HR.
Как Kaiten помогает преодолеть силу привычки
В Hawking Bros признают — процесс адаптации к Kaiten прошёл неравномерно. Кто-то освоился быстро и без особых усилий. Однако отдельным сотрудникам, которые работали с Worksection более 7 лет, переход дался чуть сложнее. В прежней системе создавался проект и в нём сегментировались общие задачи. В Kaiten же есть доступы, пространство, карточки, поэтому некоторым сотрудникам в силу привычки потребовалось время на адаптацию.
Доступная рабочая среда в Kaiten упрощает адаптацию при переезде на новый таск-трекер
Тем не менее интуитивно понятный интерфейс, подробные мануалы и разнообразие простых функций значительно помогают в освоении нового инструмента.
|
Кирилл Сидоров Генеральный директор и основатель Hawking Bros |
Это то же самое, как если бы человек несколько лет подряд ездил на «механике», а потом пересел на «автомат». Он ещё месяц будет нажимать педаль сцепления. Действительно, в команде есть момент привыкания, но его вполне реально преодолеть.
Кроме того, команду здо́рово выручает техподдержка Kaiten. По любым запросам служба отвечает в течение нескольких минут и даёт чёткие гарантии, когда и что будет сделано.
Например, в первые дни работы с Kaiten сотрудники попросили добавить закрытые комментарии. Руководство связалось со службой техподдержки, где им пообещали, что нововведения будут тестировать уже через 2–3 недели.
|
Кирилл Сидоров Генеральный директор и основатель Hawking Bros |
Это очень важно — быстрая реакция даже на небольшие, но критичные для нас замечания. Так, нам было бы очень удобно работать с более подробными карточками контактов. Сейчас они представлены в сокращённом виде: имя, email, последняя активность, уровень доступа. Хотелось бы дополнительную информацию: должность, расширенные контакты. Это помогло бы тем, кто работает над проектом на удалёнке в других городах — сразу видеть все компетенции, быстро связываться с нужным человеком любым удобным способом: по телефону или в Telegram.
Таким образом, таск-трекер Kaiten — это не просто аналог зарубежных инструментов для управления проектами. Отечественная платформа закрывает недостатки привычных сервисов, например, Worksection. Рекомендации по количеству выполняемой работы, специальные отчёты, сочетание методик скрам и канбан в рамках одного сервиса — всё это в разы улучшает пользовательский опыт и упрощает визуализацию рабочих процессов.
Если ваша компания ищет срочную замену отключённым иностранным таск-трекерам, самое время попробовать Kaiten и оценить все возможности этого инструмента.
Партнёрская публикация
Хотите рассказать на Коссе о своих продуктах или услугах? Изучите наш прайс и напишите на sales@cossa.ru — поможем выбрать подходящий формат и выпустить сильный текст.
Источник: