Что нужно для организации онлайн-ивента, который не разочарует зрителей

Большинство людей думает, что организовать онлайн-мероприятие очень легко: ставь камеры и транслируй происходящее на всю планету. Почему в реальности всё оказывается сложнее, а экономия на режиссуре и технике не позволяет получить ожидаемый маркетинговый результат от онлайн-мероприятия, рассказывает директор по развитию Pike Media Lab Андрей Коваленко.

Ковидная история с онлайн-мероприятиями многих заставила «запутаться в трёх соснах», поскольку практически всё, что имело счастье (и несчастье, увы, тоже) транслироваться в сеть, стали называть онлайн-ивентами. Корпоративы у ноутбука, встречи в Zoom, уроки на интернет-платформах «соседствовали» с бизнес-форумами, онлайн-концертами, партнёрскими мероприятиями и презентациями новых продуктов.

В этой статье

Несколько слов о формате и терминах

Для чего вообще нужны онлайн-мероприятия? Самый простой, часто встречающийся и неверный ответ: для того, чтобы зафиксировать происходящее в офлайне, показать это тем, кто не смог присутствовать лично и сохранить запись для желающих посмотреть позже.

Начните размещать официальную рекламу в Telegram Ads через click.ru

Зарегистрируйтесь и продавайте товары или услуги в Telegram Ads с помощью готового решения от click.ru. Опередите конкурентов!

Бюджет от 3 000 €. Это гораздо дешевле, чем работать напрямую.

Для юрлиц и физлиц. Юрлица могут получить закрывающие документы, возместить НДС. Физлица — запустить рекламу без общения с менеджерами.

3 способа оплаты. Оплачивайте рекламу картой физического лица, с расчётного счета организации, электронными деньгами.

Подробнее →

Почему ответ неверный? С озвученными требованиями к видеофиксации происходящего на все 100% справится любая современная веб-камера надлежащего качества. Устанавливаем, отправляем поток на YouTube и и наблюдаем за жизнью морского орла неподалёку от Сиднея.

В случае, если речь идёт об участии в офлайн-мероприятии удалённых «посетителей» правильнее говорить об онлайн-трансляции. Основное отличие от видеофиксации (снимаем происходящее «как оно есть») заключается в том, что формат трансляции подразумевает изменения в офлайн-части.

Это могут быть какие-то требования по регламенту времени как в хоккее: на уровне регламента проведения соревнований прописываются допустимое время пауз и уровень освещённости площадки и даже внешний вид ледового комбайна, который приводит лёд в порядок между периодами. А, например, в биатлоне помимо ограничений по времени добавляется требование обеспечить подключение графических серверов к данным о попаданиях по мишеням в режиме реального времени.

Если мероприятие изначально предназначено только для удалённой аудитории, то можно говорить о полноценном онлайн-ивенте. В реальности чаще всего речь идёт о гибридном формате, при котором готовятся отдельные сценарии для онлайна и офлайна.

И трансляция, и полноценный онлайн-ивент отличаются от простой видеофиксации происходящего наличием тайминга, режиссуры и дополнительного контента, который добавляет мероприятию пользы в глазах удалённого зрителя. Как конкретно выбрать формат — зависит от задачи, которую необходимо решить.

Хотим красивую картинку

Вам нужно организовать беседы с популярным экспертом. В кадре у вас — модератор-интервьюер и сам спикер. Оба присутствующих узнаваемы, а потому вы вправе рассчитывать на существенное число просмотров.

Исходя из формулировки задачи, вам нет необходимости снимать второе шоу «Голос», арендовать огромную студию, застраивать её дорогостоящими декорациями и приглашать массовку. Нужно просто добиться качественной картинки и звука, чтобы отснятый контент было не стыдно выложить на YouTube.

Решение

Потребуется небольшая студия или помещение с «заглушёнными» стенами (чтобы не было эха и посторонних шумов), три камеры (по одной на крупный план каждого из спикеров и третья для общего плана), хорошие микрофоны и набор светового оборудования (подсветить каждого из спикеров и задать общую освещённость на площадке). Помимо оборудования понадобятся операторы, один инженер и продюсер.

В ценах сегодняшнего дня вполне реально уложиться в бюджет от 120 000 до 150 000 рублей. Получится ли дешевле? На ваш страх и риск. Технически беседу двух человек можно снять и на смартфон, усадив их за рабочим столом в офисе. Заодно отпадёт необходимость оспаривать стоимость аренды помещения, используемой техники и услуг операторов или инженера. Соберёт ли такое решение требуемое количество просмотров? Вопрос риторический.

Хотим интерактивную трансляцию

Вы проводите международную офлайн-конференцию, мероприятие проходит параллельно в шести залах. Запрос на онлайн-трансляцию и возможность просмотра архива записей очевиден: даже те, кто смог приехать лично, физически не могут находиться в шести местах одновременно.

Решение

Можно организовать несколько параллельных трансляций на YouTube или воспользоваться специализированной онлайн-платформой, которая позволит организовать удобное переключение между видео из разных залов.

Также вам понадобятся отдельный сценарий и режиссёрская постановка для трансляции, учитывающая онлайн-активности в перерывах между сессиями: показ бэкстейджа, небольшие вставки-интервью со спикерами и гостями. Это нужно для того, чтобы не показывать зрителю заглушку «Скоро вернёмся». В то же время участники в офлайне тоже не должны скучать. Таким образом, при организации мероприятий в гибридном формате для каждой аудитории разрабатывается свой сценарий.

Следующий важный момент — организация взаимодействия между онлайн- и офлайн-зрителями. Можно устроить конкурс, голосование, задавать вопросы в зал, на которые смогут ответить и гости в сети.

Стоимость реализации онлайн-части в гибридном мероприятии в значительной степени зависит от размера помещения. Кроме того, онлайн-ивент в данном случае — это отдельное мероприятие, которое требует собственной режиссуры, подбора техники и штата специалистов в зависимости от масштаба. Иногда нужны дополнительные подрядчики, например, для отрисовки графического оформления эфира: плашек, заглушек. Речь может идти о сотнях тысяч, миллионах и даже десятках миллионов рублей.

У нас всё онлайн — нужно, чтобы все участвовали и было весело

Из-за очередной волны ограничений вы планируете сделать корпоратив в стиле «Вечернего Урганта»: все сотрудники находятся удалённо, а часть топ-менеджеров снимут в оформленной студии.

Несмотря на то, что это внутреннее мероприятие, требования к качеству картинки и режиссёрскому сопровождению едва ли не выше, чем при проведении бизнес-форума, ведь единственное, что удержит сотрудников у экранов — искренний интерес к происходящему. Нужно снять корпоратив так, чтобы зрителям было весело, чувствовался командный дух и все хорошо провели время.

Читайте также Фрилансеры и самозанятые

Решение

Одна из главных задач, которую предстоит решить — обеспечить вовлечённость всех участников, возможность подсоединять гостей к эфиру и реализовать интерактивные механики взаимодействия со зрителями.

Вовлекающие элементы в целом важны — они помогают аудитории сосредоточиться. Но в онлайне ситуация осложняется тем, что за внимание зрителя приходится конкурировать со всем, что его в данный момент окружает на работе или дома. Это главный вызов для организатора любого онлайн-ивента — человек легко может отвлечься. Никакими ухищрениями невозможно заставить зрителя остаться у экрана в момент, когда у него «молоко на плите убежало», но можно и нужно сделать так, чтобы он захотел как можно быстрее вернуться.

Для мероприятий, которые проходят полностью онлайн, нет смысла экономить на режиссуре — она является практически единственным инструментом, который поможет решить поставленные задачи. В этом случае важно передать атмосферу праздника, добиться эффекта шоу на «Первом Канале», дать возможность сотрудникам пообщаться. На специальных платформах проще организовать взаимодействие между спикерами и зрителями, добавить интерактив. Обычные сервисы, такие как Zoom и Google Meets, например, не смогут стать альтернативой.

Мы презентуем продукт и «ХотимКакЭпл»!

Организаторы онлайн-ивентов давно уже выделяют запрос «ХочуКакЭпл» в особую категорию. Казалось бы — пустая сцена, видеоэкран и ведущий. Но для того, чтобы происходящее не превратилось в самодеятельность в самом плохом смысле этого слова, критично важны качество картинки, навыки спикера и подготовка материалов презентации.

Человек на сцене должен уметь говорить в кадре, правильно двигаться и взаимодействовать с презентацией. Каждый план камеры, каждый ракурс продумывается заранее, как заранее же рассчитывается движение спикера по сцене и сценарий работы световых приборов. И, разумеется, даже самый современный проектор не станет альтернативой качественной видеостене с заранее подготовленным качественным контентом.

Вам придётся принять решение: или закладывать весьма существенные бюджеты, а также время (несколько недель) и ресурсы на подготовку, или разработать другой подходящий формат презентации именно вашего продукта.

Чтобы представить ваше мероприятие удалённому зрителю, недостаточно просто включить камеру и отправить сигнал в сеть. Необходимо определиться с теми критериями, которые важны для успеха вашего онлайн-мероприятия, и исходя из этого оценивать предлагаемые агентствами форматы и решения. Это позволит избежать лишних трат, но и не сэкономить на необходимом.