Тотальная удалёнка: как организовать работу сотрудников из разных частей света и не сойти с ума

Коротко о «Контентим»

К 2021 году наша команда сформировалась в большую удалённую редакцию с постоянным штатом из 80 человек (не считая приглашённых экспертов под разные задачи).

Основные задачи нашей команды.

1. Продумываем комплексные контент-стратегии, пишем экспертные статьи в блоги компаний и тексты для соцсетей на английском, испанском, немецком и других языках.
2. Переводим и адаптируем контент на множество языков.
3. Работаем с SEO-агенствами, пишем материалы по готовым брифам.

Мы производим международный экспертный контент, который понятен во всех точках мира (в нашей редакции есть профессионалы по созданию текста для множества стран, они помогают клиентам лучше разбираться в целевой аудитории и пишут на понятном им языке).

Подробнее о том, как мы набираем авторов и ищем нейтив-пруфридеров и редакторов, можно прочитать в нашем блоге на VC.

В этом материале мы поделимся семью фишками удалёнки, которые помогают десяткам незнакомых в офлайне людей объединяться в команду из разных точек планеты. А наши сотрудники расскажут о своих лайфхаках для продуктивности.

В этой статье

Продвижение медцентров и клиник: три кейса о SEO, TikTok и Instagram*

Как получить измеримые результаты в фарммаркетинге.

Показываем на примерах →

Спецпроект

CRM

CRM — фундамент качественной удалённой работы. Там происходит основное общение с клиентами, учёт, аналитика и раздача заданий. Мы пользуемся системой «Планфикс».

Что важно?

Сформировать внятную пошаговую инструкцию по CRM, которую новый сотрудник получает вместе с приглашением.

В инструкции мы расписали, как пользоваться системой, где смотреть задания и начисления зарплаты, какие данные необходимо заполнить в первую очередь. В нашем случае самые важные данные помимо имени и фамилии — это платежные реквизиты, часовой пояс и график работы. Такая инструкция экономит время на адаптацию человека в виртуальном офисе.

Адаптировать интерфейс CRM под язык сотрудника и сделать его понятным.

Адаптация — ещё один заблаговременный шаг, чтобы избежать тонны вопросов от новичка в команде. Мы максимально кастомизируем процессы под исполнителя, переводим название процессов на язык сотрудника, делаем описания предельно простыми и понятными.

Не перегружать рабочее пространство.

Мы разграничиваем основные рабочие зоны для сотрудников. Для главредов, редакторов, авторов, экспертов и пруфридеров рабочие пространства выглядят по-разному: каждый участник проекта чётко видит только те инструменты, которые ему нужны для работы.

Центр рабочего пространства — планировщик (интерактивный таск-менеджер, как в Trello). Заходя в него, человек видит, какие задачи нужно делать прямо сейчас и какой у них приоритет. Также важно, что в любой момент сотрудник может посмотреть, какие проекты уже закрыты и сколько за них начислено денег. Так выстраивается наглядная рабочая цепочка, которую не нужно лишний раз проговаривать на совещаниях.

График и таймзоны

По опыту можем сказать точно: расписание удалённого сотрудника, обозначенное в CRM — очень приблизительная штука. Поэтому мы обязательно обговариваем расписание индивидуально в личной переписке, узнаём, какие у человека проблемы и планы, как он привык работать и умеет ли отдыхать.

Это очень важный шаг. Во-первых, это налаживает добрую человеческую коммуникацию, а во-вторых, позволяет просчитать возможные риски по дедлайнам и предупредить о них главного редактора проекта.

Что важно?

Учитывать таймзоны всех участников проекта.

Самое оптимальное — создать рабочий чат в Телеграме, расписать обязанности каждого участника проекта + отметить часовой пояс, в котором каждый сотрудник живёт и работает (в формате GMT), закрепив информацию в шапке чата вместе с остальными деталями проекта.

Распределять задачи по проекту так, чтобы не терялись рабочие часы.

Например, автор и эксперт проекта живут в США, а редактор материала — в Австралии (делаем проект под австралийскую ЦА). Мы выстраиваем цепочку работы так, чтобы пока в Австралии ночь, а в США — утро предыдущего дня, готовый текст от автора проходит экспертизу, вносятся правки. И к моменту пробуждения редактора материал уже готов к финальной редактуре и вычитке.

Если же, например, эксперт находится в Европе, то текст к нему попадает после основной редактуры, и финальные коррективы в материал уже вносит редактор, а не автор, чтобы не терять время на дополнительный раунд редактуры.

Как платить зарплаты

После разных экспериментов и комбинаций мы пришли к наиболее рабочей схеме: выплаты авторам, редакторам и экспертам раз в неделю, по пятницам. Такой формат автоматически мотивирует исполнителей сдавать работу в срок или даже немного раньше срока, чтобы вовремя получить зарплату.

Что важно?

Чётко обговорить (прописать в договоре) формат сдельной оплаты.

У нас есть проекты, в которых авторы и редакторы получают зарплату за объём написанного текста (простые SEO-тексты), а есть работа по построению долгосрочной комплексной маркетинговой стратегии под ключ. В этих проектах каждый сотрудник работает за фиксированную в договоре цену и по классике получает выплаты два раза в месяц.

Выбрать варианты оплаты, максимально выгодные обеим сторонам.

Необязательно заставлять всех сотрудников заводить один и тот же вид электронного кошелька или стараться всем переводить зарплату на банковскую карту. Оптимальный набор электронных кошельков для выплат зарплат международной команде — Paypal, Payoneer и WMZ. Американцы, кстати, даже за пиццу пейпалом расплачиваются — об этом наша главред из Сент-Луиса Виктория записала целое видео.

Контроль за переработками

Суперважный пункт! Особенно критично следить за переработками у тех сотрудников, которые в первый раз пробуют работать удалённо. Офисный офлайн режим приучает человека, что время его работы регламентировано каким-то начальником. Многим бывает трудно переключиться на самостоятельное контролирование времени отдыха и работы. Такие ребята, к сожалению, могут очень быстро полностью выгореть от переработок.

Что важно?

Вести отчёт с нагрузкой сотрудников в CRM.

Мы даём людям возможность самостоятельно планировать свой график и доход, однако рабочая этика очень сильно отличается у авторов и редакторов из разных стран.

Американские и канадские ребята, например, не любят брать в работу много небольших проектов с коротким дедлайном. Им гораздо комфортнее работать над одним большим материалом в течение недели. Тогда как авторы из Филиппин, Индии и Южной Африки склонны набирать кучу маленьких заданий и работать сутками без выходных. Важно мониторить количество и качество их работы и не допускать постоянных переработок.

Мотивация и тимбилдинг

Зачастую пресыщение однотипной работой в онлайн-проектах происходит гораздо быстрее, чем в офисе. У амбициозных сотрудников обязательно должна быть мотивация к быстрому продвижению по карьерной лестнице. В нашем случае это возможность повышать качество материалов, становиться редактором, экспертом в любимой нише, главредом (если человек готов брать на себя полную ответственность за проект и способен грамотно выстроить коммуникацию с клиентами), контент-маркетологом или SEO-специалистом.

Что важно?

Вовремя выделять самых амбициозных и сообразительных людей в команде.

И обговаривать с ними новые перспективы по итогам работы. Предлагать участие в проектах «на вырост», выказывать доверие, часто и публично (в общих чатах!) хвалить за результаты работы и обеспечить постоянную командную поддержку по любым возникающим вопросам.

Анализировать материалы авторов и предлагать развитие в тех нишах, которые удаются человеку лучше и легче всего.

Так внутри нашей команды растут и развиваются полноценные отделы по контенту для IT, трейдинг-платформ, Fintech, контент-маркетингу, SEO и другим важным нишам.

Устраивать видеосозвоны не по работе, а просто так.

Важнейшая штука для налаживания коммуникации и снятия стресса. На созвонах мы показываем друг другу своих котов и собак, иногда отправляемся на онлайн-прогулки, смотрим, как по-разному устроена жизнь в разных местах мира, развиваем разговорный английский, даём друг другу советы, делимся рецептами на все случаи жизни и удивляемся привычкам друг друга.

Контроль качества

Вечная проблема баланса сроков и качества работы особенно обостряется при ведении проектов на удалёнке. У абсолютного большинства клиентов времени на детальный анализ и постепенное вовлечение команды в проект попросту нет. Материалы нужны были вчера, сроки горят, но высокое качество и экспертность материалов — это самое важное в нашем деле, поэтому мы внедряем многоуровневый контроль качества работы.

Что важно?

Искать и привлекать грамотных практикующих экспертов.

Они смогут быстро и профессионально оценивать материалы на предмет возможных смысловых ошибок, проводить фактчекинг и указывать исполнителям на несовершенства в их работе.

Постоянно наращивать штат сотрудников-ревизоров.

В нашем случае это редакторы и пруфридеры. Даже самому топовому автору с идеальным чувством стиля языка и гениальными текстами редактор и пруфридер необходимы. Пруфридер сглаживает грамматически и стилистически неточные выражения, а редактор смотрит за соблюдениями всех SEO-параметров текста, чтобы материал полюбили не только читатели, но и алгоритмы Google.

Философия бренда, прогресс, обучение

Чтобы сотрудники полностью удалённой компании не воспринимали свои дела как временную подработку и относились к проектам с полной отдачей, мы отбираем людей, которые полностью разделяют нашу философию.

Что важно?

Напоминать сотрудникам о масштабе и амбициях компании.

Нам важно, что мы строим мультинациональный бренд, у нас нет границ, мы принадлежим к Digital Nation. В 2020 году наша команда стала полноценным цифровым резидентом Эстонии. Это позволило значительно расширить базу наших европейских партнеров — как клиентов, так и экспертов.

Напоминать об основных ценностях удалённой команды.

Это горизонтальные связи, разнообразие точек зрения, инклюзивность и равные возможности для всех, кто хочет развиваться в компании. В 2020 году наша команда русскоязычных главредов и редакторов прошла курсы по Qmarketing и «Экспертный контент», а также курс от одного из лучших SEO-специалистов Михаила Шакина «SEO Шаолинь» по продвижению блогов на западный рынок.

Разделять и поощрять любовь к свободе передвижений в сочетании с достойными деньгами и интересной разнообразной работой.

Фриланс и удалённая работа как стиль жизни подходят далеко не каждому. Большинство охотится за лёгкими деньгами и не подозревает, что на удалёнке приходится демонстрировать небывалый уровень осознанности, учиться быстро врубаться в новые контексты, осваивать несколько незнакомых диджитал-инструментов в каждом новом проекте, соблюдать жёсткие дедлайны и уметь понимать команду с полуслова, полустикера и полуэмодзи;-).

В итоге

Собрать надёжную удалённую команду нелегко. Постоянно мониторить процесс сборки виртуального пазла, распределять нагрузку между людьми за сотни и тысячи километров друг от друга и чётко соблюдать сроки проектов — всё это ещё несколько лет назад нам казалось невозможным. Но теперь мы знаем точно: удалёнка реальнее, чем кажется. А как работает ваша команда? Ждём комментариев!

Источник фото на тизере: Jon Tyson on Unsplash