Смарт-процессы в Битрикс24. Почему это прорыв

Битрикс24 как хороший «комбайн» состоит из множества блоков: задачи, CRM, календарь, чаты, бизнес-процессы, диск, сквозная аналитика. Что-то из этого работает хорошо, что-то существует «для галочки».

Блок CRM в Битрикс24 относится к удачным: удобные интерфейсы, много функций, возможность гибкой самостоятельной настройки без программирования. Клиенты часто просят добавить что-то в духе: «как сделки, но с другим названием». Вот ещё примеры запросов.

Мне нужен справочник объектов с фильтрами, статусами, бизнес-процессами.
Мы хотим обрабатывать рекламации клиентов и привязывать их к сделкам.
Мы ведём найм персонала в CRM, хочется для этого отдельный раздел и сущность.

Раньше для решения таких задач мы имели три варианта действий.

В этой статье

Использовать отдельное направление сделок

Минус в том, что бизнес-процессы, к примеру, будут общими для всех направлений. Да и странно называть «Отклик на резюме» (если мы ведём найм в CRM) сделкой.

Перфоманс-маркетинг в 2022 году

Спецпроект Cossa и Zorka.Agency — про чёткие цели, умные данные и измеримые результаты.

Догнать своего пользователя →

Спецпроект

Использовать универсальные списки

Хороший вариант, если бы не устаревший, ограниченный интерфейс добавления, редактирования. Плюс нет визуального отображения статусов и вида Канбан.

Создавать свою новую сущность

Вариант хорош всем, кроме высокой трудоёмкости. Каждый интерфейс и опцию нужно программировать. Несмотря на стоимость, способ был настолько популярным, что мы даже выпустили обучающий семинар для программистов по заказу 1С-Битрикс.

Возможности создавать и настраивать аналог сделок для различных клиентских запросов сильно не хватало. Учитывая статистику запросов в «ИНТЕРВОЛГУ» по доработке Битрикс24, уверен: смарт-процессы — лучшая новинка в системе за последние несколько лет.

Как найти, добавить и настроить смарт-процесс в Битрикс24

Смарт-процессы расположены в разделе CRM. Найти их можно в верхнем меню. При переходе на страницу показывается список смарт-процессов на портале. Тут же находится кнопка добавления нового процесса.

Нажимая на кнопку «Добавить», мы видим 3 варианта:

«Список»;
«Всё включено»;
«С чистого листа».

От выбора зависит, какой мастер добавления вам будет показан. Фактически, варианты отличаются только тем, какие опции будут выбраны «по умолчанию». Давайте пройдём по варианту «С чистого листа» и посмотрим, какие опции предлагаются.

Первое, что нужно ввести — название процесса. Далее мы можем отметить следующие опции.

1. Использовать в смарт-процессе свои направления и туннели продаж

Подходит, если в вашей новой сущности есть несколько направлений, отличающихся стадиями (или несколько этапов работ). К примеру, в подборе персонала это непосредственно поиск, вывод на работу и адаптация. Каждый из этапов имеет свои стадии и мы можем соединить их туннелями. Например, достигнув определённой стадии в поиске, инициировать вывод на работу.

Рекомендуем оставлять эту опцию включённой, если у вас действительно есть несколько разных процедур для данной сущности.

2. Использовать в смарт-процессе свои стадии и канбан

Собственно, возможность видеть и использовать стадии и канбан. Рекомендуем оставлять эту опцию — стадии полезны для наглядности и нужны для нормальной работу роботов и триггеров.

3. Использовать в смарт-процессе роботов и триггеры

Даёт возможность реализовать автоматизацию — отправку уведомлений, постановку задач и так далее.

4. Делать новые направления доступными для всех

Если вы используете несколько направлений и хотите давать доступ к новым направлениям автоматически, отметьте эту опцию. Иначе придётся настраивать права вручную после добавления направления.

Настройка полей и дополнительных возможностей

Здесь вы укажете, какие стандартные поля нужно отобразить в карточке новой сущности.

Реквизиты компании. Возможность привязать банковские реквизиты.
Источник. Информация о том, откуда появился элемент.
Клиент. Привязка к компании и контактному лицу.
Дата начала и завершения. Дата начала работы с элементом и предполагаемая дата окончания.
Наблюдатели. Возможность добавить наблюдателей, которые будут иметь доступ к элементу.

Мы настоятельно рекомендуем не включать лишние поля — чем больше полей будет в карточке, тем она неудобнее для быстрого заполнения. Например, для хранения откликов на резюме достаточно отметить пункт «Наблюдатели», чтобы дать возможность коллегам посмотреть отклик. Остальные пункты будут лишь засорять карточку.

Также тут можно отметить дополнительные опции.

Печать документов. Если нужно формировать документы из карточки новой сущности.
Привязка товаров. Если вам нужен каталог в данной сущности.
Использование корзины. Если информация в данной сущности критична для вас и вы хотите сначала помещать объект в корзину перед удалением.

Связи

Важная вкладка и функция. По настоящему ценно не просто хранение новых элементов, но и связь их с другими сущностями системы. Например, вы строительная компания и используете понятие «Дом». Вам важно не только видеть, какие есть дома и на каких стадиях строительства они находятся, но и привязывать их к сделкам с клиентами. В дальнейшем вы можете ввести новое понятие, например, «Жилой комплекс». Нужно будет связать дома и жилые комплексы друг с другом.

Для реализации этой возможности служат опции данной страницы:

привязать к этому смарт-процессу;
привязать этот смарт-процесс.

Первая опция позволяет выбрать, какие элементы можно прикрепить к данному процессу, а вторая — в каких элементах появится возможность привязывать данный смарт-процесс.

Рекомендуем включать только нужные связи. Если вы не используете лиды или связь новой сущности с лидами не нужна, не отмечайте эту опцию. Если в будущем вам такая связь понадобится, вы сможете изменить настройки смарт-процесса и добавить такую возможность.

Привязка к другим элементам

Если вам нужно, чтобы задачи, события календаря или другие сущности CRM имели возможность привязки к вашему смарт-процессу, нужно отметить соответствующие опции.

Здесь тоже не сто́ит включать ненужные связи. Иначе, при создании задачи, к примеру, вы увидите огромный список вариантов:

Пример смарт-процесса для установки окон

Давайте рассмотрим работу со смарт-процессами на примере установки окон.

Представим, что компания занимается производством, продажей и установкой окон. Логичным будет разделить процесс: первичной продажей и установкой могут заниматься разные подразделения, а для установки могут привлекаться сторонние бригады.

Допустим, вы ведёте первичные продажи в сделках. Давайте создадим отдельный смарт-процесс для установки окон.

Мы создадим отдельный смарт-процесс со следующими стадиями:

заявка принята;
время и бригада согласованы;
доставка окна;
работы в процессе;
работы выполнены;
оплачено частично;
оплачено полностью.

На первую стадию мы сделаем автоматическую задачу на оператора: нужно связаться с клиентом, согласовать время установки и выбрать бригаду.

Тут есть небольшая доработка Битрикс24. На момент написания этой статьи можно было вставить только имя клиента, а не ссылку на него. Но проблема решается тем, что есть связь задачи со смарт-процессом — можно перейти в смарт-процесс, а оттуда уже связаться с клиентом:

Также тут можно посмотреть всю нужную информацию: данные клиента, адрес установки, историю обработки.

Обратите внимание на важную вкладку «Связи» — тут будет информация о связанных CRM-сущностях. Например, можно прикрепить сделку по продаже окна, чтобы было понятно, что именно нужно установить.

Таким образом, мы не только получаем базу данных по установкам, но и можем автоматизировать важные моменты: оповещения сотрудников, постановку задач и тому подобное.

К примеру, через какое-то время после попадания в стадию «Оплачено частично», мы можем отправить клиенту СМС с просьбой оплатить остаток суммы.

Сплошные плюсы и один минус

Смарт-процессы ощутимо упростят и автоматизируют однотипные задачи:

обработка рекламаций клиентов;
простая поддержка пользователей ITSM;
заявки на ремонт;
отдельные клиентские услуги;
HR-процессы (подбор персонала, введение в работу).

Всё это можно реализовать с помощью смарт-процессов. Единственный ощутимый минус, обнаруженный во время тестирования — это отсутствие полноценных бизнес-процессов. Только роботы и триггеры. Причём в роботах есть нюанс с полноценными ссылками на связанные CRM-сущности. Думаем, что Битрикс поправит это в ближайших обновлениях и усовершенствует новинку платформы.

Надеемся, что статья принесёт для вас пользу. Задавайте вопросы в комментариях.

Соавтор статьи: Антон Колодницкий, руководитель отдела интранет-систем в компании «ИНТЕРВОЛГА».

Источник фото на тизере: Alessandra Caretto on Unsplash