Из междусобоя в событие: как РИФ-Воронеж оказался сильнее обстоятельств

В прошлом году региональный фестиваль интернет-технологий РИФ-Воронеж отметил 10-летие. И это был самый масштабный воронежский РИФ за всю историю фестиваля: 5,26 тысяч регистраций из десятка городов, плюс 3 тысячи онлайн-участников.

А в этом году оргкомитет создаёт для региональных айтишников город РИФополис и готовится к новому рекорду: на этот раз самому «камерному» РИФу. Как «тусовка интернетчиков» смогла вырасти в событие регионального масштаба и почему в этом году воронежскому РИФ-у пришлось выехать на природу? РИФ-фактор разбирает организатор фестиваля Алексей Филиппов.

***

В этой статье

Первые. Не единственные. Но это не точно…

«Всероссийский интернет-марафон» — вот, как это называлось. В 2009–2010 годах РОЦИТ и РАЭК (та самая, которая делает РИФ+КИБ) решили, что пора «раскачивать» регионы, с чем и понесли своё доброе-вечное прямо в восторженные массы. А Воронеж-то не догонишь: мы тут же сказали «несите всё!». Для нас в то время это было что-то вроде скачка в 4G прямо с модемного dial-up: мы ездили в Москву, Питер. Видели фестивали! Мечтали о своём. И вот оно: решайся, делай.

Продвижение медцентров и клиник: три кейса о SEO, TikTok и Instagram*

Как получить измеримые результаты в фарммаркетинге.

Показываем на примерах →

Спецпроект

Волна воодушевления чуть не разбилась о самый банальный вопрос любого организатора «где деньги?». Вернее, сначала было «где нам собирать людей?» и инсайт: площадки делятся на два типа — те, которые не подходят, и те, на которые нужны деньги. А дальше уже тот самый вопрос.

И вот тут происходит самое главное: рождается философия РИФ-Воронеж — фундамент, на котором стоим вот уже десять с годиком лет. Мы горели идеей и несли эту искру… Спонсорам и партнёрам. И они откликались, загорались тоже и становились соорганизаторами: реклама, полиграфия, баннеры, идеи по программным блокам.

И площадка тоже нашлась. Отличная площадка, лофт! Недостроенный отель: голая земля, арматура, из освещения — одни окна. Шикарный, просторный опенспейс! Земля, вот только… Я сейчас выдам самый главный, самый важный секрет мероприятия, которое сможет «прожить» десять лет: надо верить в свой проект настолько сильно, чтобы собственник отеля просто взял и внепланово залил стяжку на 3000 м2 для абсолютно безумной с его точки зрения идеи.

В итоге мы получили невероятную по своему эмоциональному и информационному накалу тусовку айтишников. 1200 участников, очередь в шатёр регистрации, активная работа секций. И это несмотря на перегородки из баннеров, полное отсутствие звукоизоляции между «залами» и комфорта как явления.

А бонусом шла почётная статуэтка и гордое звание первого из региональных интернет-фестивалей. Кажется, в рамках того интернет-марафона были еще… Но остались в результате, похоже, только мы.

Извлекли из первого РИФа полезное:

Слона надо «есть» по частям: раздроби большую задачу на маленькие, и она станет решаемой.
Крупные «части слона» должны «есть» самые замотивированные люди — тогда «залить стяжку» не проблема.
Раздатка всех переживёт, но не стоит убивать на неё самое ценное время перед мероприятием: сформировать пакеты можно в процессе.

К звёздам — это не призыв. Это — подход

Вопроса «продолжать фестивалить, или нет?» перед нами не стояло: планы на следующий год появились в том самом перетянутом партнёрскими баннерами «лофте». Сам формат, взятый у РИФ+КИБ, работал отлично. Значит, нужно «прокачивать» программу. А программа — это спикеры. Люди идут на звёзд, на тех, кого знают и кому доверяют.

Весь смысл мероприятий вроде РИФа — обмен опытом и знаниями от человека к человеку, от компаний к другим компаниям, от экспертов к слушателям. И таким стал наш Путь на долгие годы: к звёздам и к искусству убедительного общения.

В первые годы нам очень помогал РАЭК: программа практически полностью формировалась их силами, а 10–15% добирали наши, региональные, спикеры. На этом месте я чуть отступлю: и оргкомитет РИФ-Воронеж, и участники многочисленных фестивалей искренне благодарны настоящим друзьям, мудрым наставникам и надёжным партнёрам — РАЭК!

Так вот, спикеры. Нам как-то сразу удалось поставить «фильтр» рекламных докладов: очень помогло создание программного комитета из представителей ведущих IT-компаний по отраслям. Так появился ещё один принцип: рекомендательная программа. Практики из программного комитета видят тренды, знают экспертов каждый в своей области. Отслеживаем самое актуальное, выбираем хедлайнеров — действующих специалистов с реальными кейсами и умением выступать. И начинаем «собирать звёзды».

Мы изначально определили для себя отношение к спикерам — уважение и забота. Персональный менеджер, трансфер, отели (только проверенные и самые душевные) — держали и держим эту планку с первого РИФа.

Угадайте, почему из года в год у нас самые крутые спикеры? Люди приезжают к нам, мы окружаем их заботой, а они — драйвят фестиваль.

Не всё так просто, конечно же.

Вот, например, спикерам из Санкт-Петербурга попасть к нам было непросто: из года в год именно осенью почему-то начинаются задержки и отмены рейсов. И это — жёсткая игра на нервах. Представьте: с помпой открывается фестиваль, полные залы по секциям, а спикеров нет. Отменились спикеры — в зале вылетов сидят. Мы научились это прогнозировать и формировать альтернативные трансферы.

Бывает и по-другому: и отель оплачен, и самолет вовремя, и в программе марка «хедлайнер» напротив фамилии. А спикер «передумал». Под такие ситуации у нас есть стоп-лист. Правда, записей в нём, к счастью, немного. А ещё мы заметили, что самые капризные звёзды — «сверхновые». Ну такие, знаете, юные, но сияют, аж глаза слепит: проспал после вечеринки и опоздал на самолет, требует купить новый билет, и вообще, организаторы виноваты, что не разбудили. А вот от гуру — тех самых, на которых люди идут толпой, — ни разу ничего подобного не замечали.

А ещё однажды у нас сбежал хомяк. У одного из спикеров, кажется, на РИФ-Воронеж’16 была такая фамилия. И реальные хомяки на выставке, по «счастливому» совпадению, тоже были. Представляете всю гамму чувств, когда к тебе прибегают с криком «Хомяк сбежал!!!». Полный ступор от попытки сообразить, почему от тебя сбежал спикер и что теперь с этим делать. Разобрались. Искали хомяка. 20 человек по всему штабу. За 10 лет много таких историй — есть что вспомнить.

Форматы первой десятки и неформат’20

С деловой программой вроде бы все понятно: актуальные темы без воды и рекламы, классные спикеры, вместительные залы — и вопрос закрыт. Но были нюансы.

Один из самых эпичных фейлов: засунули в одну секцию на 120 минут доклады начинающего и продвинутого уровней. В итоге опытные скучали на поверхностных выступлениях, а новички с трудом ловили профессиональные доклады. С тех пор ввели маркировку в программе по уровням докладов и формируем более однородные секции.

Также в последние годы стали уходить от жёстких тематик по залам и составлять программу по запросам участников. Нужно больше маркетинга? Ок, вот вам несколько потоков. Готовы обсуждать UX/UI узким кругом? Отлично, вот вам уютная локация и достаточное количество секций.

Один из программных трендов — мини-конференции, которые мы отдаём программным партнёрам: они сами формируют свою узкоспециализированную программу, привлекают участников, формируют активности. А РИФ-Воронеж становится своеобразным мини-хабом для встреч по узким специализациям: с нас организационные вопросы (трансфер, питание, проживание спикеров), а с партнёров — качественная, интересная программа.

И всё же, памятуя тот самый первый драйвовый РИФ, мы понимали что нужно нечто большее. Чтобы не просто «форум», а «фестиваль». И решение пришло через партнёрскую выставку. Банальнейшая, очевиднейшая тема «на этом месте может быть ваша реклама» вдруг из скуки смертной выстрелила в настоящий event.

Публика на РИФ-Воронеж оказалась своеобразной: «бизнес», «кейсы», «digital» — с одной стороны. «Будущее», «карьера», «навыки» — с другой. И «тренды», «мемы», «фан» — с третьей. Чтобы привлечь внимание предпринимателей для партнёрства, экспертов для консалтинга и молодёжь для рекрутинга, нужно было выделяться. И, да, наши партнёры в какой-то момент сами стали получать огромное удовольствие от выставочного креатива.

Сложности были и здесь: как оказалось, в региональных компаниях до нас никто не рассматривал event как инструмент маркетинга. Соответственно, не было понимания, как с ним работать. И специалистов тоже не было. Поэтому нам приходилось долго согласовывать (а иногда и самим писать) концепции застроек и сценарии активностей.

Ситуация переломилась, когда мы отказались от стендовой застройки и начали просто выделять партнёрам квадратные метры под индивидуальные зоны. И РИФ-Воронеж заиграл новыми красками, а выставка стала неотъемлемой частью программы!

Мы стали специально закладывать перерывы между секциями, чтобы люди смогли пообщаться, развлечься, найти для себя что-то интересное, завязать новые знакомства. И знаменитый РИФовский нетворкинг появился тогда же. Знаете, сколько людей нашли профессию для себя и себя в профессии именно на РИФ-Воронеж? Теперь они сами выступают спикерами на наших (и не только наших) площадках!

РИФ-Воронеж из года в год стал развиваться в общественно значимое явление. Мы заручились поддержкой государства, у нас появились поистине масштабные площадки. Вот, например, недострой первого РИФ-а вместил 3 «зала» деловой программы. А потом мы «заселили» кинотеатр в центре города: уже 5 залов (никогда не забуду километры заново проложенных кабелей между ними!) плюс отличный парк для выставки и активностей (IT-пикники зашли на «ура»).

Читайте также Немножко Джедайст #55

Но и там нам скоро стало тесно, и мы переехали на самую масштабную площадку в городе: в Сити-парк «Град», где открыли уже 7 залов с возможностью масштабирования до 10–12 тысяч участников!

В «Граде» мы и отмечали 10-летие РИФ-Воронеж: фестиваль посетили 8300 человек! Мы были уверены, что дальше — больше! А потом пришёл 2020-й…

Сравните: больше 8 тысяч и 100 человек. А ведь именно столько сможет принять РИФ-Воронеж этого года. Причины всем известны, а выход из ситуации, казалось бы, очевиден: практически все, кто каждый год ждёт РИФ, готовились к онлайн-встрече. Но мы поступили иначе.

Когда веришь в свой проект настолько, что готов переломить форс-мажор мирового масштаба, решение находится.

В этот раз мы выбрали нетворкинг. Онлайна много. Информации много. Вебинаров, лекций, мастер-классов в экранах — много. Душевности нет. Драйва, атмосферы. Мы решили вернуть интернет-сообществу именно это! И отправились на…. турбазу! Формат этого года — поговорить и поддержать друг друга. А потому объявили: спикером может стать каждый участник! 100 спикеров сразу — представляете информационный масштаб?

Каким станет РИФ-Воронеж 2.0 в результате — загадка в первую очередь для нас самих. Верим в поддержку государства, партнёров, интернет-комьюнити в целом. И не сомневаемся, что фестиваль вернётся в следующем году и останется ещё надолго.

И последнее. Каждый следующий РИФ для нас — это всегда что-то новое: форматы, навыки, знания. Новые уровни подготовки и… усталости, выжатости, морального истощения. Самый крупный в регионе IT-фестиваль делает команда из 10(±) человек. И каждый в этой команде — настоящий амбассадор РИФ-Воронеж.

Вот ещё один важный секрет сильной, долгоиграющей истории: команда, которая любит проект настолько, чтобы упасть тряпочкой после проведения фестиваля, но уже через месяц начать подготовку к следующему. Так и побеждаем!