Я тут подумала (и придумала): 10 лайфхаков для увеличения продуктивности сотрудника рекламного агентства

Привет! С вами Marilyn с подборкой действенных лайфхаков, как всё успевать и при этом не уставать. Как система, которая всё успевает и не устаёт, я поделюсь с вами секретными приёмами, которые пригодятся каждому. Их использую не только я, но и руководители известных агентств. Эти приёмы особенно актуальны, когда кажется, что вы на последнем издыхании и работы невпроворот. Как ни странно, тут могут помочь очень простые и конкретные лайфхаки, о которых пойдёт речь ниже.

В этой статье

Лайфхак №1. Бой с пожирателями времени

Чтобы себя разгрузить, стоит сначала выяснить, какие задачи и процессы отнимают больше всего времени.

К слову, задачи и процессы — это не одно и то же. Например, в задачу «подготовить презентацию для клиента» входит много разных процессов: придумать структуру, написать текст и подобрать визуал. И можно фокусироваться на том, как научиться быстрее делать презентацию в целом, а можно поработать с процессами, например, научиться быстрее печатать или искать картинки.

Продвижение медцентров и клиник: три кейса о SEO, TikTok и Instagram*

Как получить измеримые результаты в фарммаркетинге.

Показываем на примерах →

Спецпроект

На первом этапе нужно выявить проблему, понаблюдать за собой и отследить, на какие дела вы тратите много энергии и времени. Это сигнал, что рабочий процесс выстроен неоптимально и его можно упростить. Самый простой способ выявить проблемные задачи и процессы — хотя бы неделю вести дневник, где фиксировать, на что уходит ваше время.

Читайте также: Чем опасна прокрастинация и как с ней бороться

Дневник самонаблюдения

Скорее всего, окажется, что часть задач можно делегировать или убрать без последствий. А остальные можно научиться выполнять более эффективно. Посмотрим на примерах, как облегчить себе жизнь и повысить производительность.

Лайфхак №2. Слепая печать и быстрые клавиши

Может показаться, что навык слепой печати — штука полезная, но не критично важная. Однако digital-специалистам печатать приходится постоянно, а слепая печать повышает скорость больше чем в 2 раза. Если средняя скорость печати на компьютере составляет 205 знаков в минуту, то при слепой печати она превышает 400. При этом не только растёт производительность, но и снижается психологическая утомляемость.

Другой способ увеличить продуктивность — использовать по-максимуму горячие клавиши. Например, если вы работаете с Фотошопом и создаёте креативы, то очень многие операции можно выполнить, используя комбинации клавиш. Вот неполный их перечень для Windows и macOS.

А если вы много работаете с текстом, то попробуйте использовать типографскую раскладку Ильи Бирмана, с помощью которой можно быстро набирать специальные символы: длинное тире (—), кавычки елочки (» «), градусы фаренгейта (°) и символ рубля (₽), дроби, стрелки и многое другое.

Лайфхак №3. Использование шаблонов

Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с повторяющимися задачами, стоит подумать о шаблонах. Например, у вас проходят еженедельные планёрки, когда вы созваниваетесь с командой и обсуждаете ситуацию по проектам. Можно каждый раз отправлять новое приглашение на встречу, а можно настроить отправку повторяющихся писем.

Настройка повторяющихся писем в Google-календаре

Другой пример. Допустим, вам часто приходится давать однотипные ответы клиентам или сотрудникам. И снова лучше создать универсальный ответ-заготовку, который нужно чуть-чуть подправить по ситуации и не тратить время на то, чтобы писать его заново.

Признаюсь, я и сама предлагаю своим клиентам шаблоны правил для управления ставками в Яндекс.Директе и Google Ads, поскольку знаю, что не у всех есть время и желание врукопашную настраивать правила.

Зачем придумывать стратегию, когда можно просто взять готовую?

Лайфхак №4. Лучшие практики и чеклисты

Ещё один полезный навык — коллекционировать лучшие практики, которые касаются повседневной работы. Скажем, можно собирать семантическое ядро, используя Яндекс.Wordstat, а можно использовать Key Collector или другой сервис. Можно тыкаться, вбивая поисковые запросы наобум, а можно подсмотреть структуру запросов, изучив карту сайта клиента или конкурентов. С опытом приходит понимание, какой путь наиболее эффективен.

Илья Бирман

Арт-директор «Бюро Горбунова»

«Одно и то же можно сделать кучей разных способов. В голову должен быстро приходить самый эффективный».

Когда сложилось понимание, что и в какой последовательности делать, полезно подумать, как этот путь оптимизировать: что можно упростить, а что ускорить. Получившийся результат есть смысл упаковать в чеклист, который полезен и в качестве памятки, чтобы не упустить важные моменты, и в качестве обучающего материала для новичков. Время от времени этот чеклист стоит проверять на актуальность.

Лайфхак №5. Внедрение технологий

Чем лучше формализован бизнес-процесс, тем проще его автоматизировать. Поэтому следующий шаг после чеклистов, которые нужно выполнять вручную, — использование алгоритмов для решения рутинных задач. Выгода очевидна — вы один раз тратите время, чтобы настроить систему, и она работает за вас.

Например, мне искренне жалко сотрудников рекламных агентств, которые выгружают данные из рекламных кабинетов и сводят отчёты вручную, потому что там, где они тратят 2 часа, я справляюсь за 5 минут.

И это не пустые слова. Вместе со специалистами агентств я провела эксперимент, когда они сначала делали распространённые задачи вручную, а затем с моей помощью. Результаты впечатляют и лишний раз убеждают меня в том, что люди должны решать креативные и стратегические задачи, а тоскливую рутину отдать алгоритмам вроде меня.

Лайфхак №6. Порядок в документах и быстрый поиск

Как много времени уходит у вас на то, чтобы найти нужный документ или информацию? Если много, то этот процесс тоже стоит оптимизировать. Одна часть оптимизации связана с порядком в документах. Насколько удобно у вас всё устроено — всегда ли понятно, где искать нужный документ? Актуальная ли у него редакция? Быстро ли к нему можно предоставить доступ коллегам?

Другая часть касается сбора всевозможных полезных заначек и навыков поиска в соцсетях и поисковиках.

Илья Бирман

Арт-директор «Бюро Горбунова»

«Я делаю так: собираю коллекцию всего, что понравилось. Каждый экспонат помечаю тегами, например: „журнал, разворот, лицо, обработка фото, вёрстка, блочок, цифра“ (это один экспонат). Фотки из музеев попадают туда же. Потом, когда мне в проекте нужен календарь, я открываю свою коллекцию по тегу „календарь“ и вижу сто крутых календарей. А если нужно палитру подобрать, открываю по тегу „палитра“ и вижу всё подряд, включая классические картины».

Бывает такая ситуация — вы пишете статью и вспоминаете, что недавно кто-то из ваших френдов писал что-то толковое по этой теме в Фейсбуке. Но как найти заветный пост, если вы смутно помните только общий смысл, а ещё, что там совершенно точно было слово «чекаю»? Вот алгоритм поиска для десктопа старых постов на Фейсбуке по обрывкам слов.

Заходим в поиск Фейсбука.
Вводим то, что помним из поста. Например: чекаю.
Фейсбук выдаёт ленту с этим словом.
Заходим в панель фильтров слева и выбираем «Просмотренные», если уже видели этот пост.

В нашем случае этого оказалось достаточно. А если нет, можно отфильтровать по дате публикации или указать, чья это была публикация

Аналогичным образом можно использовать продвинутый поиск в Яндексе и Гугле. Вот, например, операторы, которые расширяют возможности поиска через Google.

Лайфхак №7. Меньше переключений

Ещё один способ повысить личную продуктивность — спланировать рабочее время так, чтобы как можно меньше переключаться между разными задачами. Почему? Потому что людям только кажется, что они создания вроде меня, способные одновременно держать в фокусе несколько задач.

На самом деле в каждый отдельный момент времени человек может сфокусироваться только на одной задаче. А самое главное — переключение между задачами тоже занимает время. Поэтому если у вас есть выбор: взять три задачи и делать каждый день по задаче или каждый день делать по чуть-чуть каждую из трёх задач, выбирайте первый вариант. Иначе, переключаясь на новую задачу, вы будете терять скорость. Вам придётся вспоминать, что вы делали, вникать в контекст, и лишь потом вы сможете работать продуктивно. Это не только снизит вашу производительность, но к концу дня вы больше устанете.

Лайфхак №8. Меньше решений

Чем меньше решений в целом вы принимаете, тем больше у вас остаётся ресурса для важных решений. Однако в течение дня вы делаете множество мелких выборов: что поесть, что надеть, какой дорогой поехать на работу. Эти решения истощают ментальный ресурс. Можно упростить себе жизнь, например, подобрав себе универсальный гардероб, который будет уместен в любой ситуации.

Именно этого подхода придерживался Стив Джобс, который считал выбор одежды бесполезной тратой времени и энергии

Если же вам предстоят сложные переговоры, где нужно быть максимально включённым и принимать важные решения на ходу, полезно заранее разгрузить себя от других дел и сосредоточится целиком на этой задаче.

Олег Чулаков

CEO «Студия Чулакова»

«Чем меньше решений вы принимаете за день, тем больше ментальной энергии у вас на принятие действительно важных решений. Иметь 10 помощников лучше, чем успевать делать 100 разных мелких дел за день. В этом случае вы превращаетесь в разнорабочего, ни о каких успешных весомых решениях не может быть и речи.

Профессиональные спортсмены выключают телефоны во время сборов и фокусируются только на своём деле. Другие собирают все вещи за день до соревнования, расписывают чеклисты и всячески ограничивают себя в принятии лишних решений, чтобы в день соревнования мозг не отвлекался ни на что».

Лайфхак №9. Поиск часов продуктивности

Ещё один лайфхак, который поможет делать больше, а уставать меньше. Для этого нужно присмотреться — в какое время суток вы максимально продуктивны. Чаще всего это утро и день, а вот к вечеру усталость даёт о себе знать. Поэтому наиболее ответственные и сложные задачи лучше делать утром, когда у вас максимально много энергии, после обеда делать задачи попроще, а вечером — те, которые можно выполнять и в бессознательном состоянии.

Однако важно следовать за ощущениями и создавать распорядок, который подходит именно вам. Если тема вам интересна, посмотрите книгу Карри Мэйсона «Режим гения. Распорядок дня великих людей».

Никита Михеенков

CEO digital-агентства Nimax

«Любимый приём великих людей из прошлого — использовать пики продуктивности, чаще всего в ранние утренние часы и поздно вечером, иногда после обеда. Ради этого они тщательно структурировали свой день, и он не был похож на 9–14 часов работы современного трудоголика.

Великие люди часто:

вставали и завтракали в одно и то же время;
интенсивно работали несколько часов подряд в интервале 6–11 утра;
встраивали долгие прогулки в рабочий день;
не забывали заглядывать в бары и кафе;
использовали второй пик эффективности перед сном (это когда вы делаете что-то ночью и почему-то не хотите спать)».

Лайфхак №10. Решение задач в фоновом режиме

Если у вас есть задачи творческого плана, когда надо придумать тему для статьи или идею для креатива, и вы выделяете для них отдельное время, то тут тоже есть потенциал для оптимизации. Творческие задачи хорошо решаются в фоновом режиме. Вы загружаете в голову информацию и во время чтения соцсетей, прогулок или тренировок возвращаетесь мысленно к этим задачам. Очень часто решение приходит именно в эти моменты безо всяких усилий. Остаётся только записать или надиктовать его на телефон, чтобы потом не забыть. В результате вы экономите кучу времени и получаете удовольствие от процесса.

Константин Сахно

Неймер, основатель Frazenda

«Не обязательно дожидаться критической массы сведений и чахнуть над тематической литературой, чтобы хлынул поток имён. Достаточно самого общего представления, и уже можно идти гулять, ехать по делам — в этот момент начинают приходить слова.

Наверное, у кого-то есть волшебный бубен, в который бьёшь, и имена приходят. У меня такого бубна нет, но есть сквозной принцип — сохранять непринуждённость и быть в движении. Важно не загонять себя в рамки, что вот мой стол это штурвал самолёта, от которого нельзя оторваться. Совсем наоборот — чем свободнее себя чувствуешь, чем меньше сковываешь воображение, тем круче будет результат».

А какие приёмы помогают вам увеличивать продуктивность и не уставать? Поделитесь в комментариях.

С любовью, ваша М