Отслеживаем активность и эффективность сотрудников автоматически: бесплатный модуль от Bquadro

В этой статье

С чего всё началось

В студии под учётом времени обычно имеют ввиду учёт задач производственников — дизайнеров, программистов, верстальщиков. Они работают по чётким задачам с трекингом времени. Здесь всё понятно.

А что с менеджерами или теми, кто работает с микрозадачами? В этом случае часто постановка задачи занимает больше времени, чем выполнение. Как отслеживать эффективность таких сотрудников?

Можно ввести, например, такие KPI: успешность сделок, выполнение финансового плана и так далее. Но жизнь сложнее. Очень редко можно поделить всё на чёрное и белое.

К примеру, есть некий менеджер, который фактически выполняет свою работу, но к нему есть вопросы: почему не позвонил вовремя клиенту, почему не сделал вовремя отчёт.

Как правило, у него есть объяснение: я не успел/был занят другой задачей. Проверить это довольно сложно. Не будет же он создавать задачу по каждому звонку и письму? Если сотрудник заболел и хочет работать из дома — контролировать становится просто невозможно. Когда в компании десятки сотрудников, смотреть задачи каждого очень трудозатратно.

Продвижение медцентров и клиник: три кейса о SEO, TikTok и Instagram*

Как получить измеримые результаты в фарммаркетинге.

Показываем на примерах →

Спецпроект

Невозможность отслеживать активность сотрудников = риск снижения эффективности компании в целом.

Особенно остро вопрос встал с переходом компании на удалёнку в связи с пандемией.

Нам был необходим инструмент, который аккумулирует и показывает сводные данные в виде наглядного дашборда. В результате получился модуль для Битрикс24.

Как работает модуль

Мы работаем в корпоративном портале Битрикс24. Там мы отмечаем начало и конец рабочего дня, ставим задачи, общаемся в чатах. Если человек не активен в корппортале — значит, он занят чем-то посторонним.

Модуль «Учёт активности сотрудников» автоматически считает количество действий сотрудников внутри корпоративного портала и выводит данные в отдельный раздел. Учитывается затраченное на задачи время, все действия с задачами, компаниями, сделками, контактами, лидами, телефонные звонки, рабочий день с перерывами, сообщения в чатах.

Статистика по всей компании отображается в виде таблицы. Выводятся суммарная и средняя активность сотрудников по отделам. Активность отдельных сотрудников показывается в виде таблицы и графика с хронологией действий.

Вы можете увидеть, какие задачи ставил сотрудник, кому из коллег или в какой чат писал, кому звонил (подключена телефония), с какими лидами работал. И в таблице, и в графике видно, во сколько было выполнено то или иное действие.

При переходе из общей таблицы в данные по отдельному сотруднику сохраняется ранее выставленный период. Для удобства пользования мы установили цветовое кодирование по принципу светофора: отклонения подсвечиваются красным, потенциальные проблемы и значения, на которые необходимо обратить внимание, — акцентным жёлтым, норма и перевыполнение плана — зелёным.

Так как в компании работают специалисты разного профиля, модуль считает нарушением отклонения от средних показателей отдела, а не компании в целом.

Пример работы модуля

Менеджер по работе с клиентами А. сделал 120 полезных действий за 3 дня, а менеджер по работе с клиентами Б. сделал за эти же 3 дня 20 полезных действий. Отсюда мы понимаем: менеджер Б. в рабочее время, возможно, занимался чем-то посторонним. Необходимо обратить на это внимание и поговорить с менеджером Б.

Какие задачи решил модуль у нас

Без конкретных цифр развивается субъективизм. Мы все — люди, у нас есть чувства, мнения, суждения. К сожалению, тяжело объективно оценивать работу сотрудников. А цифры помогают абстрагироваться и увидеть, что делают сотрудники здесь и сейчас.

Мы пользуемся модулем больше 3 месяцев. Делали для удалёнки, но после возвращения в офис необходимость в нём сохранилась.

Промежуточные результаты

Руководители отделов видят, чем заняты сотрудники и вовремя реагируют на изменения.
Выросла эффективность: задачи закрываются быстрее, их стало больше, время ответа клиентам сократилось.

При этом необходимо помнить — модуль всего лишь инструмент. Он предоставляет данные, но не понимание ситуации. В каждом отдельном случае необходимо общаться с сотрудником. Причин для снижения активности может быть масса, и не всегда это банальная лень.

Кому может быть полезен модуль

Всем, кто работает с персоналом, рентабельностью и учётом эффективности сотрудников.
Всем, кто занимается наймом и адаптацией новых сотрудников.

Рекомендуем попробовать модуль руководителям отделов, HR-службам и владельцам малого или среднего бизнеса.

Попробуйте модуль и скажите ваше мнение

Так как мы работаем с Битрикс24, решение адаптировано именно для коробки. На облако поставить нельзя.

Подробнее о модуле по ссылке. Он полностью бесплатный. Скачивайте, устанавливайте.

Будем благодарны за обратную связь. Работа над модулем продолжается, идеи и предложения с радостью принимаются.

Источник фото на тизере: Noah Silliman on Unsplash