Как не ошибиться в планировании гибридного ивента: краткий гид по формату

Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ

Скорее всего, полноценный офлайн-формат вернётся к нам не раньше середины лета 2021 года. Постепенный переход к «живым» проектам начнётся во втором полугодии, по мере увеличения числа вакцинированных людей.

В этой статье

Что такое гибридные мероприятия

Это совмещение элементов офлайн- и онлайн-форматов. Физическое пространство дополняется виртуальным, а к людям, находящимся в студии, может подключиться практически неограниченное количество онлайн-пользователей.

В условиях пандемии мы все были вынуждены уйти в онлайн и гибрид. Пока кому-то было сложно перестроиться и привыкнуть к коммуникации через монитор, другие быстро оценили положительные аспекты новых форматов. Например, существенное снижение затрат на логистику спикеров и участников в рамках больших отраслевых конференций. Спикерам стало проще встроиться в программу мероприятия, имея возможность подключения из любой точки мира.

Кейс Sobytie Communications — международный транспортно-логистический форум «PRO//Движение.1520», который мы провели в 2020 году как раз в гибридном формате. Как следствие, форум значительно увеличил аудиторию в сравнении с прошлым годом, когда мероприятие проводилось офлайн. Также гибридный формат позволил нам пригласить известного зарубежного спикера, китайского визионера —— Юкон Хуанга, при этом оптимизировав расходы на логистику.

Как запустить толковый конкурс для вебмастеров

Механика, задачи, ошибки и как их исправить.

Кейс Adv.Cake и Skillbox →

Спецпроект

Онлайн-выступления дают больше возможностей для наполнения программы с минимальными организационными расходами. Поэтому допускаю, что большинство компаний уже не перейдут в тотальный офлайн, как это было раньше.

Техническая сторона гибридных мероприятий

Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ

Основой любого гибридного мероприятия является виртуальная платформа с практически неограниченным функционалом: регистрация участников, трансляции из студий в режиме реального времени с возможностью беседы со зрителями, голосования —— общедоступные и закрытые с платным доступом, отдельные переговорные комнаты, виртуальные выставочные 3D-пространства, возможность скачивания материалов и создание архива мероприятия, инструменты геймификации и так далее.

Наиболее популярен вариант создания собственной платформы: это позволяет соблюсти фирменный стиль, добавив только необходимые функции. Что в каких-то случаях может быть даже дешевле, чем уже существующая платформа. Особенно если речь идёт о мероприятии с большой аудиторией, следовательно, с подключением большого количества участников.

В начале 2021 года команда События провела большое онлайн-заседание с участием представителей Правительства РФ. Мы использовали концепцию сегментирования аудиторий на авторизованных пользователей и внешних зрителей. Разделяя эти два потока на платформе, мы имели возможность ограничить просмотр закрытой части заседания, при этом не сужая общий функционал платформы для неавторизованных пользователей.

Подобную практику мы применяли и в рамках форума «PRO//Движение.1520», но в другом решении: зарегистрированные пользователи имели больше сервисов, в том числе для общения (переговорные комнаты в видеоформате, групповые чаты, личные чаты между зарегистрированными участниками).

Гибридный формат предоставляет массу возможностей. Офлайн-дополнением для максимального погружения в атмосферу мероприятия может стать доставка пакетов участника, сувенирной продукции и даже фуршетных сетов на дом каждому посетителю. Можно пустить зрителей «за кулисы» и показать бэкстейдж проекта, ведь так интересно прикоснуться к чему-то закрытому для обычного гостя и почувствовать себя частью огромной команды.

Какие детали нужно учесть при планировании гибридного мероприятия

Важно всегда помнить про людей, для которых вы проводите гибридное мероприятие. Именно их цели и потребности в рамках проводимого события должны стоять в приоритете. При разработке платформы необходимо ставить себя на место пользователя, оценивая удобство интерфейса.

Профессиональное техническое сопровождение, стабильное соединение, высокое качество видео и звука, и опытный режиссёр трансляции — основы онлайн-мероприятий.

Удерживать аудиторию в онлайне сложнее, чем в офлайне, поэтому при разработке программы необходимо делать ставку на максимально вовлекающий контент.

Отсюда вытекает следующий пункт — продолжительность мероприятия. Каждый из нас помнит, насколько тяжело было выдерживать долгие трансляции в период весенней изоляции. Мероприятие должно пройти эффективно для всех сторон.

Именно поэтому основную программу форума «PRO//Движение.1520» мы дополняли включениями из студии, где ведущая брала интервью у гостей и делала обзоры событий дня. Это позволило нам оставаться в контакте с аудиторией в перерывах между сессиями и не терять зрителей.

Кроме того, удержать внимание онлайн-аудитории поможет удобная коммуникация. Если технические аспекты участия в дискуссии и возможность задать вопрос спикеру интуитивно понятны —— это однозначно увеличит вовлечённость зрителей. Модерацию онлайн-части стоит вписать в сценарий мероприятия. Заранее подготовленные вопросы и реплики для коммуникации онлайн-модератора со зрителями подогреют активность всех участников и сделают мероприятие максимально живым.

Ещё одним цепляющим моментом может стать разнообразие картинки. Грамотно выстроенная цепочка переключения изображения поможет активизировать внимание зрителя, а разнообразие планов даст более полную картину офлайн-площадки и поможет в конструировании ощущения присутствия.

Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ

С какими сложностями можно столкнуться при организации гибридных мероприятий

Перечислим, на что точно стоит обратить внимание.

Контент. Как было сказано выше, он должен быть ёмким и вовлекающим.
Репетиции. Это касается не только технических прогонов, но и выступлений спикеров. Многие эксперты отлично работают с живой аудиторией, но в работе на камеру есть свои тонкости. Предварительные тесты помогут спикеру чувствовать себя более уверенно.
Взаимодействие всех служб. В процессе подготовки проекта (которая, в основном, тоже проходит удалённо) нужно быть уверенным в полной синхронизации работы всей команды. И проводить совместные «статусные» совещания чаще, чем при подготовке офлайн-проекта.
Интеллектуальные права. Необходимо детально прорабатывать юридический вопрос приобретения прав, особенно при трансляциях на YouTube.
Готовность к внезапным изменениям. Запасной план помогает оперативно принимать решения и выбирать площадку по мере внешних изменений, которые за время подготовки проекта могут случиться не раз и не два.

Гибридное мероприятие в цифрах

Благодаря гибридному формату компания может достигать разных целей.

Увеличение охвата аудитории

Для простого сравнения приведём статистику мероприятия «PRO//Движение.1520» 2020 года. Гибридный формат позволил увеличить аудиторию события ровно вдвое. В 2020 году участниками стали 650 компаний из 28 стран. При этом в 2019 году, в офлайн-форуме, приняли участие представители 325 компаний из 17 государств. Кроме этого, онлайн-формат открывает несравненные возможности и для зрительского участия: в 2020 году трансляцию на платформе форума смотрели более 4000 человек.

Оптимизация расходов

Площадка, логистика, гонорары артистов и их технический райдер, кейтеринговое обслуживание и так далее. В нашей практике снижение расходов на логистику зарубежного спикера позволило вложить больший процент бюджета в техническое оснащение площадки и обеспечение трансляций, что однозначно улучшило качество мероприятия.

Гибрид изменит офлайн (когда он вернётся)

Однозначным плюсом гибрида является его доступность. Охват аудитории в разы превышает возможности офлайна. Мероприятия сейчас стали более цифровыми и оперативными. И, безусловно, безопасными для здоровья участников в текущей ситуации.

Уже сейчас мы видим подтверждение тому, что онлайн-форматы меняют и сам офлайн: физические мероприятия будут наполнены самыми эффективными высокотехнологичными фишками, вынесенными из опыта гибридных мероприятий. Эта тенденция позволит мероприятиям стать ещё более интересными и качественными, а компании-заказчики смогут привлекать ещё большую аудиторию.